Gestire manualmente le note spese è ancora un problema per molte PMI, ma la buona notizia è che si sono delle soluzioni completamente digitali che ti permettono di semplificare il workflow. Non solo puoi tenere traccia delle spese, ma puoi anche generare dei report e puoi tenere d’occhio la rendicontazione senza rischiare di fare errori di calcolo.
Ormai la tecnologia fa parte della vita quotidiana, non solo degli individui ma anche delle aziende. Ci sono soluzioni pensate apposta per semplificare le operazioni e per evitare quei fastidiosi errori tipici dei lavori manuali. Un software note spese come https://factorial.it/software-gestione-delle-spese ti permette di inserire le ricevute e di calcolare i rimborsi, senza doverlo fare a mano. Si tratta di opzioni che possono anche essere integrate con altri moduli, per esempio per gestire anche gli orari o le ferie. Se hai una PMI ad Alto Vicentino e i tuoi tecnici sono spesso in trasferta, pensa ai vantaggi di avere un’app che ti permette di caricare le spese semplicemente scansionando gli scontrini. Tutto in tempo reale. La direzione riceve i report aggiornati in automatico e tutto è pronto per la contabilità.
Secondo i dati ISTAT 2024, in Italia ci sono ben 4,58 milioni di imprese attive. Di queste, il 95% sono microimprese, cioè hanno da 0 a 9 dipendenti. Il 4,9% hanno da 10 a 249 dipendenti, mentre solo lo 0,1% ha più di 250 dipendenti. Il 63,5% delle imprese si trova nel Nord Italia, il 19,6% nel Centro e solo il 16,9% nel Sud e nelle Isole. Per quanto riguarda il tema della sicurezza informatica, circa a metà delle PMI è ancora principiante in materia di cybersicurezza.
#1 Factorial: fai una fotografia allo scontrino e carica le spese in tempo reale
Factorial è una piattaforma all-in-one di gestione aziendale che include un modulo note spese avanzato. Permette di digitalizzare le ricevute con un semplice scatto fotografico, l’app legge automaticamente l’importo, la data e i dettagli dello scontrino e crea la nota spesa in pochi secondi. L’interfaccia è in italiano e il software è progettato per rispettare la normativa locale, grazie all’integrazione con Aruba le ricevute vengono archiviate digitalmente a norma fiscale.
Factorial mette anche a disposizione le Factorial Cards, delle carte prepagate aziendali (fisiche e virtuali) completamente personalizzabili. Con queste carte è possibile definire i limiti di spesa per dipendente o per categoria, bloccare i pagamenti in tempo reale e creare delle regole di approvazione per ogni operazione. Il software tiene traccia anche dei budget e dei report, aiuta a capire subito in cosa si spende di più.
#2 SAP Concur: per chi punta ad ampliare il business anche all’estero
SAP Concur è uno dei sistemi di gestione note spese più diffusi al mondo. È pensato soprattutto per chi organizza molti viaggi di lavoro, ha sedi in diversi Paesi e vuole ottimizzare i rimborsi IVA internazionali. Concur semplifica la compilazione delle spese aziendali, migliora la trasparenza e il controllo perché le ricevute possono essere rilevate automaticamente dal conto della carta di credito o caricate con una foto.
Un’impresa di Schio che gestisce i viaggi internazionali può utilizzare Concur per sincronizzare automaticamente i costi del volo e degli hotel con le note spese e sfruttare i moduli dedicati a VAT/Tax Assurance per recuperare l’IVA estera. I piani Concur sono tipicamente pensati per le grandi aziende, quindi il costo può essere elevato.
#3 Expensify: ottima soluzione per le PMI che vogliono attivare le carte aziendali
Expensify è famoso per la sua tecnologia SmartScan. I dipendenti scattano una foto dello scontrino ed Expensify riconosce in automatico tutti i dati. La registrazione delle spese è estremamente intuitiva. Offre dei piani tariffari chiari basati sul numero di utenti. In più, include una propria carta aziendale, la Expensify Card.
Questo software è particolarmente adatto alle PMI che cercano semplicità e immediata resa. Ad esempio, se hai una startup a Vicenza con 10 collaboratori puoi attivare Expensify per avere un sistema che gestisce le ricevute e le carte con il minimo sforzo. Basta selezionare il team, distribuire le carte digitali e lasciare che SmartScan faccia il resto.
https://www.youtube.com/watch?v=cny_AiYLQV4
#4 Zoho Expense: piani scalabili pensati sia per chi inizia sia per chi vuole crescere
Zoho Expense punta su un prezzo trasparente e su dei piani scalabili, c’è anche un piano base gratuito per i team molto piccoli e delle opzioni mensili o annuali in base al numero di utenti. Zoho supporta il riconoscimento OCR automatizzato delle ricevute, la gestione delle trasferte e i flussi di approvazione configurabili.
Zoho garantisce l’integrazione con i software di contabilità più usati. Offre un buon equilibrio tra costo e funzionalità. È una scelta solida per chi ha un budget limitato ma vuole comunque qualcosa di completo.
#5 Soldo: massima flessibilità con le carte aziendali e registrazione in tempo reale delle spese
Soldo è un servizio nato in UK che negli ultimi anni si è affermato anche in Italia. La sua forza sono le carte prepagate aziendali con cui controllare le spese in tempo reale. In pratica, Soldo permette di emettere carte che vengono assegnate ai dipendenti, ai progetti o ai reparti.
Oltre a ricevere le notifiche immediate per ogni spesa, è possibile allocare un budget a team o a progetto e vedere in ogni momento quanto rimane. Questo è utile per le PMI che vogliono gestire le spese in modo rigido. Per esempio, un’impresa metalmeccanica di Alto Vicentino potrebbe distribuire le carte Soldo ai caporeparto per sapere esattamente quali costi stanno sostenendo su ogni progetto.
#6 ZTravel: pensato per le trasferte aziendali e per registrare ogni transazione
ZTravel è la soluzione di Zucchetti specializzata nelle trasferte aziendali e nelle note spese. Si tratta di un software italiano completo, pensato per coprire ogni fase del viaggio di lavoro, dalle prenotazioni dei voli, degli hotel e i noleggi auto, fino alla gestione delle spese sostenute in trasferta.
ZTravel è ideale per le aziende che fanno del travel management una priorità. Zucchetti offre la sincronizzazione con il proprio ERP gestionale, semplifica il passaggio al bilancio finale. Aiuta le PMI italiane a pianificare e tenere sotto controllo ogni centesimo, così da ottimizzare le risorse e da rispettare le politiche di spesa.
#7 N2F: integrazione con Google Maps per i rimborsi chilometrici e tante funzioni smart
N2F è una piattaforma specializzata nella digitalizzazione delle note spese, molto apprezzata dalle PMI e dai professionisti. Il suo punto di forza è un motore OCR intelligente, in grado di estrarre automaticamente tutti i dettagli da una foto della ricevuta.
Ogni spesa fotografata viene inserita in un report digitale che può essere approvato da un manager con pochi click. Questa soluzione è particolarmente adatta a chi vuole risparmiare tempo. Immagina un’azienda di Vicenza con diversi agenti in trasferta, N2F permette loro di inviare le spese in viaggio e di ricevere velocemente i rimborsi, senza perdite o dimenticanze.
#8 TeamSystem Note Spese: integrabile con gli altri moduli per una soluzione completa per ogni esigenza
TeamSystem è un grande nome italiano nel software gestionale per imprese. Il modulo TeamSystem Note Spese è pensato per le PMI che usano già TeamSystem per la contabilità, le paghe e altro. Include un workflow di approvazione personalizzabile, in cui le spese caricate dai dipendenti passano per uno o più approvatori prima di andare in cassa.
Per una PMI veneta, ad esempio un’azienda di Serravalle che usa già TeamSystem per la gestione finanziaria, usare anche TeamSystem Note Spese significa evitare le doppie registrazioni.
#9 SmartEX: digitalizza i processi aziendali e genera le spese in modo automatico
SmartEX, sviluppato da Doxinet, è un’altra piattaforma italiana con focus sulle note spese e sulle trasferte. È una soluzione utile per digitalizzare tutto il processo aziendale delle note spese. Usa l’OCR per leggere in automatico i dettagli delle ricevute, basta inviare o caricare la foto dello scontrino e il sistema genera la spesa corrispondente.
Questo prodotto è stato pensato per le PMI e per le grandi aziende italiane che vogliono affidarsi a un vendor locale con assistenza in italiano. Per esempio, un’azienda tessile di Arzignano potrebbe apprezzare l’integrazione di SmartEX con i software contabili italiani e l’assistenza clienti dedicata.
#10 INAZ Nota Spese: integra anche il rimborso chilometrico e il cambio valuta
Inaz Nota Spese è il modulo di INAZ, uno storico fornitore di software paghe, dedicato alle spese delle trasferte e alle rendicontazioni. Permette di gestire le trasferte del personale dall’inizio alla fine. Supporta i cambi di valuta, gli anticipi e i controlli automatici sulle policy aziendali.
Un ente locale veneto o una media impresa di Vicenza potrebbe usare Inaz per generare automaticamente i report delle spese dei dipendenti e collegarli alle buste paga con un’unica piattaforma.
Non sai come scegliere il software note spese più adatto? Ecco 4 consigli utili
- Automazione intelligente: Cerca funzioni come l’OCR avanzato che riconosca automaticamente l’importo, la data, l’IVA e i dettagli dagli scontrini.
- Conformità fiscale e archiviazione: In Italia è importante che il software gestisca la conservazione digitale delle ricevute a norma. Verifica se è integrato con un sistema di conservazione sostitutiva.
- Carte aziendali e controllo dei budget: Molte aziende scelgono software che includono carte prepagate. Controlla se è possibile creare e gestire delle carte aziendali con limiti di spesa e notifiche in tempo reale.
- Usabilità mobile e supporto locale: I dipendenti devono poter inserire spese dal cellulare ovunque. Assicurati che l’app sia semplice da usare, anche in modalità offline.
Le soluzioni come Factorial o TeamSystem offrono un ecosistema completo (HR, buste paga e contabilità), altre come Expensify e Zoho puntano sulla semplicità e sul costo contenuto. L’importante è che la piattaforma elimini subito il lavoro manuale. Molte PMI in Veneto e in tutta Italia hanno già risparmiato ore di lavoro semplicemente passando a un software di note spese. Bastano pochi giorni per sentire la differenza tra gestire gli scontrini a mano o con un processo interamente digitale.
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